Politique de confidentialité

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1. Objectif

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Conformément à l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, Les Chiens BLOOM inc. s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels.

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Ces politiques s’appliquent à toute personne naviguant sur notre site et/ou utilisant nos services, qu’elle soit client·e actuel·le ou futur·e, et expliquent clairement les règles encadrant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de vos données personnelles, ainsi que les rôles et responsabilités de l’équipe de Les Chiens BLOOM inc.

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2. Témoins de navigation (cookies)

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​Le site web de l’entreprise, hébergé sur Wix, utilise des fichiers témoins (cookies) à des fins de performance, de sécurité, de personnalisation de l’expérience utilisateur et de traitement des paiements ou connexions au portail.

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Les témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site sont activés par défaut. Les autres cookies non essentiels sont désactivés par défaut et ne seront activés qu’après votre consentement explicite via la bannière de cookies conforme à la Loi 25.​ Ces témoins peuvent recueillir des renseignements tels que l’adresse IP, le type de navigateur, les pages visitées, le temps passé sur le site, etc.

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Les cookies de session sont conservés jusqu’à la fermeture du navigateur. Les cookies persistants sont généralement conservés entre 6 mois et 2 ans, selon leur finalité.

Pour en savoir plus, consultez la politique de confidentialité de Wix.

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​3. Collecte des renseignements personnels dans le cadre des services

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​​Dans le cadre de nos programmes de formation, la collecte repose sur le consentement libre, éclairé et préalable de la personne concernée, obtenu lors de l'analyse du dossier. Les renseignements sont recueillis dans le but de :

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• Fournir les services d'entraînement du chien;

• Offrir les suivis en travail social, le cas échéant;

• Gérer la relation avec les personnes clientes et la facturation;

• Assurer la sécurité, la qualité et la continuité des services.

 

La personne concernée a notamment droit à :

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• Droit d’accès à ses renseignements personnels;

• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes;

• Droit de retrait du consentement, sous réserve des conséquences sur la prestation des services;

• Droit à la limitation du traitement;

• Droit de demander la suppression ou l’anonymisation des données, dans les limites prévues par la loi;

• Droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

 

La personne peut exercer ces droits à tout moment, en contactant la responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 8).

 

4. Approche multidisciplinaire

 

​​Les Chiens BLOOM inc. regroupe des intervenant·e·s en comportement canin et en travail social, employé·e·s ou sous-traitant·e·s. Tou·te·s sont assujetti·e·s aux mêmes obligations strictes de confidentialité concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels. 

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Seuls les renseignements strictement pertinents à la formation peuvent être recueillis et partagés entre intervenant·e·s, et ce, uniquement dans la mesure nécessaire pour garantir la cohérence, la sécurité et la qualité des services offerts. Ces échanges restent circonscrits aux éléments directement liés à l’intervention et respectent les règles déontologiques de chaque profession. 

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En accédant à un programme, la personne bénéficiaire est informée de cette approche collaborative et y consent, dès l'Analyse du dossier en visioconférence. Elle peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait total ou partiel peut limiter ou empêcher la poursuite des services si les conditions nécessaires à un accompagnement de qualité ne sont plus réunies.

 

5. Plateformes utilisées

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• GO Rendez-vous : Plateforme utilisée pour la réservation des services et la tenue des dossiers en travail social. Mesures de sécurité.

• Airtable : Plateforme utilisée exclusivement pour la gestion des données logistiques nécessaires à la coordination des interventions. Lorsqu’une personne cesse de bénéficier des services, son dossier Airtable est retiré et archivé sur la plateforme GO Rendez-vous, où il est conservé de manière sécurisée jusqu’à sa suppression définitive. Mesures de sécurité.

• QuickBooks : Plateforme de gestion des facturations et paiements, sans conservation de données cliniques. Mesures de sécurité.

• Square : Plateforme de gestion des facturations et paiements, sans conservation de données cliniques. Mesures de sécurité.

• Gmail (Google One) : Boîte officielle pour la réception de documents, échanges avec la clientèle et communications administratives. Mesures de sécurité.

• Wix (site web) : Héberge le site web et recueille certaines données pour l’accès au portail ou le traitement des transactions. Mesures de sécurité.

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6. Mesures de sécurité

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• Contrôle d’accès limité (granulaire) selon les rôles et revu périodiquement;

• Authentification à deux facteurs activée dès que possible;

• Chiffrement des données en transit et au repos;

• Hébergement sur serveurs sécurisés;

• Conservation des documents papier (ex. : plans de cours) sous clé par l’intervenant·e responsable, puis déchiquetage dès numérisation, sans copies superflues;

• Surveillance, mises à jour et contrôles réguliers des systèmes;

• Gestion rigoureuse des mots de passe (complexité et renouvellement périodique);

• Formation et sensibilisation continue à la sécurité pour toute l’équipe;

• Plan de gestion des incidents de confidentialité.

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7. Traitement des incidents de confidentialité

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La personne désignée responsable de la protection des renseignements personnels est Mélina Boudrias. ​Tout incident est analysé selon la sensibilité, conséquences et probabilité d’usage à des fins préjudiciables. Les incidents sont :

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• Consignés dans un registre interne d'incidents de confidentialités;

• Déclarés à la Commission d’accès à l’information (CAI) dans un délai maximal de 30 jours après leur découverte, lorsqu'un risque sérieux est détecté ou de manière préventive;

• Communiqués aux personnes concernées selon la gravité de l’incident;

• Analysés pour prévenir toute récidive;

• Suivis de mesures correctives adaptées.

 

8. ​Gestion des modifications à la politique

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​Les Chiens BLOOM inc. se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité en tout temps afin d’assurer sa conformité aux lois, règlements et meilleures pratiques applicables. Toute modification substantielle sera publiée directement sur le site web.

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La poursuite de l’utilisation des services après la date d’entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation tacite des nouvelles conditions. En cas de non-acceptation, la personne concernée peut décider de cesser de bénéficier des services.

 

Il est recommandé de consulter régulièrement cette politique afin de rester informé·e des éventuelles mises à jour. 

 

9. Traitement des plaintes

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Toute plainte peut être transmise auprès de Mélina Boudrias à l’adresse de l’entreprise : chiensbloom@gmail.com. Une réponse écrite sera acheminée dans un délai de 30 jours. En cas d’insatisfaction, la personne concernée peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

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10. Conservation et destruction

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​Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les obligations légales et déontologiques applicables.

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• Dossiers en travail social : Conformément aux exigences du Code de déontologie de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (OTSTCFQ), les dossiers tenus par un·e travailleur·euse social·e sont conservés pendant un minimum de 5 ans après la fin des services. Pour les personnes mineures, le dossier est conservé jusqu’à l’âge de 18 ans, plus une période additionnelle de 5 ans (jusqu’à 23 ans). Afin d’assurer une gestion rigoureuse et conforme aux meilleures pratiques, ces mêmes durées de conservation s'appliquent aux dossiers tenus par les technicien·ne·s en travail social intervenant au sein de Les Chiens BLOOM inc.

• Facturation : Les factures sont conservées pendant une période minimale de 6 ans, conformément aux obligations fiscales et comptables en vigueur.

• Dossier du chien : Les renseignements liés au chien, n’incluant aucun renseignement psychosocial, sont conservés pour une durée de 3 ans suivant le dernier cours suivi par le chien. À la demande écrite de la personne concernée, ces renseignements peuvent être supprimés dans un délai de 30 jours, sauf si leur conservation est requise par la loi ou nécessaire à des fins spécifiques, telles qu’un litige (judiciaire, administratif ou autre). La suppression de ces renseignements entraîne automatiquement la fin des services, ceux-ci étant essentiels au bon déroulement du programme. La personne reconnaît que cette suppression est irréversible et que les données supprimées ne pourront plus être utilisées à des fins de vérification, de preuve, d'attestation ou d’amélioration continue.

  • En alternative, Les Chiens BLOOM inc. peut procéder à une anonymisation partielle des renseignements relatifs au chien. Cette opération consiste à modifier les informations permettant d’identifier directement la personne et son chien, afin de protéger sa vie privée tout en conservant les données indispensables à la tenue de preuves en cas de litige (judiciaire, administratif ou autre). La demande d’anonymisation sera analysée dans un délai maximal de 30 jours suivant sa réception.

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Lorsqu’ils ne sont plus requis, tous les renseignements sont supprimés ou détruits de manière sécuritaire et irréversible. Les documents papier sont déchiquetés et les données numériques sont effacées de façon sécurisée (suppression définitive avec écrasement).​